RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES:

Según las directivas de AMCOM S.A., toda falla que se detecta se corrige inmediatamente ya que los sistemas de información son plataformas virtuales y de fácil modificación. Sin embargo, con respecto a los errores que se han presentado en la facturación frente a los cambios repentinos de precios, una recomendación factible es corregir las facturas con notas de crédito o débito, según sea necesario, para no retrasar ostensiblemente el ciclo de ventas. De igual forma, este tipo de impases son muy esporádicos y no influyen drásticamente en las ventas ya que la empresa mantiene stocks de seguridad en bodega.

Por otra parte, resulta necesario mantener una comunicación constante y permanente con Colombia Móvil, no sólo virtualmente sino a través de todos los canales de comunicación, para que en lo posible no se presenten alteraciones bruscas en los procedimientos logísticos, ya sea de entrega o recepción de la mercancía. Lo anterior con respecto a los errores presentados en la desinformación de la transportadora (Deprisa) sobre las nuevas direcciones. Asimismo, sería conveniente que Colombia Móvil definiera un procedimiento mucho más rápido, cuando el ejecutivo reciba el caso, para que éste no tarde más de un día en resolver el caso y no se vea tan retrasada la venta.

Finalmente, con respecto al tema de control en las rutas de los vendedores, sería formidable implementar un sistema de posicionamiento global (GPS) que permita conocer en tiempo real en qué lugar se encuentra el vendedor y verificar el cumplimiento cabal de la ruta pactada con el supervisor. Asimismo, este mecanismo permitiría disminuir retrasos en las ventas o baja productividad por parte de dichos asesores. La gerencia de AMCOM y Móvilpac actualmente está evaluando implementar dicho mecanismo.

CONCLUSIONES:

Para Forcasting Demand, Colombia Móvil aplica una política orientada a metas, las cuales distribuye a través de AMCOM y Móvilpac (y otros dealers a nivel nacional), que a su vez, dirige y ramifica los objetivos de ventas a través de los Asesores de Venta, que son los que se encargan de realizar las operaciones directas con los minoristas y las tiendas al detalle. Colombia Móvil posee un sistema de evaluación a través de supervisores que vigilan periódicamente las actividades de venta del grupo de ventas tanto de AMCOM como de Móvilpac.

No obstante, se concluye que para mejorar la eficiencia en el flujo de la información de comportamiento de la demanda a través de la cadena de abastecimiento, es necesaria una integración entre el equipo de ventas y los agentes supervisores con mecanismos de comunicación efectiva, para así obtener mejores resultados, adicionando también el componente del sistema de posicionamiento global para asesores de venta, que permitirá mejorar la productividad, evitar tiempos muertos y poder cumplir con las metas periódicas, y no incurrir en penalizaciones por incumplimiento.
  

ERRORES LOGÍSTICOS

• A principios del año 2015 el proveedor, Colombia Móvil, envió a AMCOM S.A. 300 teléfonos celulares con su respectivo manifiesto de Aduana. Cuando las autoridades aduaneras contrastaron los correspondientes IMEI de los equipes con los manifiestos de importación (que amparaban la mercancía), se determinó que dichos IMEI no correspondían a los que estaban anotados en el manifiesto de aduana. Así pues, la DIAN procedió a confiscar la mercancía hasta que fueron enviados nuevamente los manifiestos correctos. Sin embargo, dicho error significó la pérdida de 5 a 10 días de ventas (apróx. 66 millones de ingresos en venta, y 6 millones de utilidad retrasados), mientras que se surtían los procesos administrativos pendientes a la liberación de la mercancía confiscada por parte de la DIAN.

• Suelen existir retrasos en el recibo de la mercancía enviada por Colombia Móvil, pues no siempre se le informa a la transportadora sobre las actualizaciones en las direcciones. Por ejemplo, a inicios de este año Movilpac se mudó de un local a otro y enviaron la nueva dirección a Colombia Móvil para que fuera actualizada, sin embargo, dicha dirección fue registrada en el sistema de Colombia Móvil pero el cambio no fue notificado a la transportadora. Dicha desinformación provocó que Deprisa no entregara el pedido y éste se devolviera a Bogotá. Así pues, Movilpac tuvo que enviar un correo a Colombia Móvil rectificando la dirección (para que fuera corregida en Deprisa) y solicitando nuevamente el envío de la mercancía. Este error retrasó el recibo de la mercancía en 5 días.

• Existen errores en la facturación pues ocasionalmente no actualizan a tiempo los nuevos precios de venta en el sistema (sobre todo los precios de los celulares, que son muy cambiantes). Han habido casos (no muchos) en los que se facturan equipos celulares a precios desactualizados. Estas facturas posteriormente deben ser rectificadas y se debe esperar a que el sistema haga el cambio respectivo de precios, retrasando el ciclo de ventas.

¿DÓNDE SE REALIZA LA NACIONALIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS?

La nacionalización de los celulares la adelanta Colombia Móvil S.A. en su calidad de mandante y como único proveedor de bienes y servicios para AMCOM y Movilpac. Para este fin utiliza los servicios de una Almacén General de Depósito que a la fecha es Almagrán S.A. Adicionalmente, Suppla, que es la unión de Almagrán y Almacenar, se encarga de despachar, a través de Deprisa, la mercancía que es requerida por los diferentes Dealers a nivel nacional.

¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE LA VALIDACIÓN DE CRÉDITOS?

Existe un Jefe de Crédito y Cobranzas quien tiene a su cargo las políticas de crédito de la organización. Previa a la venta a crédito se le exige al potencial cliente una serie de requisitos de información para adelantar un estudio de créditos y la posterior asignación de cupos y plazo de pago.

REPORTE AL FINAL DEL DÍA

Cada vendedor debe diligenciar en Tigo Gestión (página web del modelo DMSII) su ruta efectuada en el día con indicación pormenorizada de su gestión de ventas.

PLANEACIÓN DE LA RUTA DEL VENDEDOR

Los viernes de cada semana los supervisores de venta planifican el trabajo de cada vendedor a su cargo durante la semana inmediatamente siguiente. Asignando, luego del mapeo de la zona, el rutero a seguir y determinando la frecuencia de visita de acuerdo al potencial de ventas de cada circuito a cargo del vendedor. El vendedor debe puntear en el mapa su ruta realizada diariamente y electrónicamente se le va haciendo seguimiento a sus visitas diarias y en tiempo real.

Mapeo de la zona en Cartagena

Mapeo de la zona en Cali

REPORTE AL FINAL DEL DÍA:

Cada vendedor debe diligenciar en Tigo Gestión (página web del modelo DMSII) su ruta efectuada en el día con indicación pormenorizada de su gestión de ventas.

DEFINICIÓN Y ESTABLECIMIENTO DE LOS STOCKS MÍNIMOS DE INVENTARIO

Los stocks mínimos se establecen de acuerdo a los presupuestos de compra/venta que se elaboran semestralmente entre el mandante (Colombia Móvil S.A.) y mandatario (AMCOM/Móvilpac) en los meses de noviembre (primer semestre del año) y mayo (segundo semestre del año).

¿CÓMO SE LLEGA A LOS DIFERENTES CLIENTES?

EL modelo DMSII (Sistema de Distribución Masiva, por sus siglas en inglés) de Tigo consiste en dividir el territorio asignado al Dealer (en este caso AMCOM y/o Movilpac) en circuitos de ventas y estos en microcircuitos que hacen posible la atención personalizada de cada cliente por un asesor contratado por el Dealer (vendedor) que reporta su gestión a un supervisor y estos a su vez al gerente comercial. Esta línea de abastecimiento es para los medios de pago E-pin o recarga electrónica. La venta de los demás productos pos-pago y equipos celulares se hacen en establecimientos especializados (Tiendas propias, Almacenes de Cadena y Corresponsales o Centros de Servicio y Venta ubicados dentro de los mismos centros comerciales). También el cliente puede requerir sus pedidos a la agencia y recoger sus productos directamente en nuestros puntos de venta mediante facturación electrónica.

¿CUÁNDO SE TRATA DE UNA VENTA DE SMARTPHONE, ESTOS COMO LLEGAN A LOS CLIENTES SI EXISTE UNA PREVENTA?

La venta de Smartphones se hace mediante preventa y a través del Contact Center y/o Call Center mediante la facturación electrónica del previo pedido formalizado, y como se mencionó en post anteriores, los clientes se encargan de buscar directamente el pedido en los puntos de venta autorizados.

TRANSPORTE

•  De la casa matriz (Colombia Móvil) a el Dealer (AMCOM y/o Móvilpac): los pedidos que se realizan son enviados por Colombia Móvil a través de Deprisa como correo recomendado y bajo su custodia, es decir, por cuenta y riesgo de ellos. 

• Del Dealer a los clientes: los equipos celulares son recogidos por los clientes directamente en los puntos de venta y los medios de pago son virtuales.

ALMACENAMIENTO

El almacenamiento de los Smartphones es por cuenta de AMCOM y/o Movilpac y deben cumplir con los siguientes indicadores:

•  Seguridad: monitoreo electrónico de las instalaciones, caja de seguridad para los equipos más costosos, rejas y cerraduras de alta seguridad y deben estar amparados de todo riesgo mediante una póliza de seguros, que en el caso de Movilpac es Liberty Seguros, la cual ampara daños y pérdidas hasta por 2 mil millones de pesos.

El almacén, llamado bunker, es una bóveda en concreto revestida de una máscara de hierro de pulgada franca por dentro, rejas y láminas de alfajor de acceso y puerta de respaldo.

•  Registro: doble kardex, uno en contabilidad y otro en el mismo almacén, que se concilian por lo menos una vez al mes el inventario existente y el teórico. Conjuntamente con el kardex y el registro, el jefe de inventarios debe firmar y revisar toda entrada y salida de equipos para mantener bajo el debido control los inventarios. El jefe de inventarios reporta todos los movimientos al área de Contabilidad.

•  Temperatura menor a 25 grados: la mercancía se mantiene con A/C (aire acondicionado) regulado a dicha temperatura las 24 horas del día.

•  Orden y aseo: el sitio debe mantenerse aseado y los equipos debidamente ordenados por referencia en el almacén.

CADENA DE ABASTECIMIENTO

Como agente comercial, el aprovisionamiento directo es único y exclusivo de Colombia Movil S.A. hacia AMCOM S.A. - MOVILPAC S.A.S., es decir, dentro de ella el único proveedor de bienes y servicios es Colombia Movil S.A., en su calidad demandante.

ZOOM ENTRE EL RETAILER Y EL CLIENTE:

CADENA GLOBAL:

PROCESO DE LA TOMA DEL PEDIDO

Se basa en la rutina descrita en la estrategia logística pero se hace presencial del asesor (vendedor) frente al cliente porque lleva en su dispositivo de ventas el E-pin disponible para recargar los requerimientos del cliente y las SIM Cards necesarias para atender las necesidades de su rutina del día. Puede decirse que es una distribución mano a mano y directa.

En el caso de los smartphones sí se diligencia una preventa u orden de pedido que debe venir firmada por el cliente y al día siguiente se le envía con su factura a su dirección, dada la previa revisión de sus cupos de créditos disponibles.

CLIENTES Y CARACTERíSTICAS

Los clientes de AMCOM S.A. - MOVILPAC S.A.S. son todos los usuarios de la telefonía móvil celular de los departamentos de Bolívar, Valle del Cauca, Cauca y Nariño. No obstante para llegar de manera ordenada y clara a cada uno de esos usuarios se cuenta con las siguiente categoría de clientes:

• Punto de Activación (PDA): aquel cliente que se especializa en la venta de SimCard TIGO, ya sea de manera exclusiva o compartida con las de otros operadores.
• Punto de Venta (PDV): el cliente que se especializa en la venta de recarga E-pin.
• MAYORISTA DE SMARTPHONES: cliente que maneja grandes volúmenes de smartphones. Mas de 1000 unidedades mensuales de diversas referencias.
• MINORISTA DE SMARTPHONES: cliente que maneja bajos volúmenes de smartphones  de 1 a 1000 unidades mensuales.

ESTRATEGIAS LOGÍSTICAS

La distribución del portafolio TIGO se desarrolla bajo la orientación de las políticas comerciales de Colombia Móvil S.A. - TIGO, quien le asigna a cada Agente Comercial un(os) territorio(s) exclusivos en donde a su nombre y marca le corresponde como mandatario adelantar toda la gestión comercial que conlleve al posicionamiento de la marca TIGO como la de mayor preferencia para los usuarios de la telefonía móvil celular en Colombia. Para llevar a cabo dicha tarea se ciñen a una rutina básica de ventas que en resumen es la siguiente:

1. La empresa mantiene siempre los stocks mínimos necesarios para garantizar la colocación de los bienes y servicios en poder los usuarios finales. 
2. El Vendedor planifica la ruta antes de salir del agente.
3. Verifica si al cliente que ha de visitar durante su ruta posee todos los atributos para atenderlo cabalmente.
4. Conoce y se hace conocer del cliente por su nombre
5. Verifica la colocación y estado del material publicitario P.O.P.
6. Verifica el stock de bienes y servicios del cliente
7. Hace percibir la calidad de los bienes y servicios prestados
8. Toma la iniciativa de las ventas
9. Cierra formalmente la visita al cliente
10. Realiza diariamente, al final de su jornada, el reporte de ventas

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Como AMCOM S.A. - MOVILPAC S.A. son empresas cuyo capital está conformado por acciones, cuenta con una Asamblea general de accionistas que es el máximo órgano rector de la sociedad, seguida en orden de importancia para la toma de decisiones por una Junta Directiva conformada por seis miembros: tres principales y tres suplentes encargados de desarrollar las decisiones de la Asamblea de Accionistas para lo cual designan un gerente y su suplente que administra y ejecuta las tareas del proceso administrativo de la empresa. Entre la asamblea y la junta directiva y el gerente se encuentra la figura del Revisor Fiscal, contador público, que por disposición legal debe velar por que las decisiones de la Junta Directiva, del gerente y la Asamblea se Accionistas se ajusten a la ley y a los estatutos sociales y que la contabilidad se lleve en debida forma. Existen además un subgerente comercial y un subgerente financiero para velar por el cumplimiento de las políticas comerciales y financieras respectivamente. La empresa cuenta con Contador, su asistente y un jefe de compras e inventarios para los manejos de la contabilidad y la adquisición y custodia de los inventarios de productos disponibles para la venta.

En la actualidad entre las dos empresas se cuenta con una población laboral de 286 personas de las cuales 32 son del área administrativa y el resto del área netamente comercial.