RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES:

Según las directivas de AMCOM S.A., toda falla que se detecta se corrige inmediatamente ya que los sistemas de información son plataformas virtuales y de fácil modificación. Sin embargo, con respecto a los errores que se han presentado en la facturación frente a los cambios repentinos de precios, una recomendación factible es corregir las facturas con notas de crédito o débito, según sea necesario, para no retrasar ostensiblemente el ciclo de ventas. De igual forma, este tipo de impases son muy esporádicos y no influyen drásticamente en las ventas ya que la empresa mantiene stocks de seguridad en bodega.

Por otra parte, resulta necesario mantener una comunicación constante y permanente con Colombia Móvil, no sólo virtualmente sino a través de todos los canales de comunicación, para que en lo posible no se presenten alteraciones bruscas en los procedimientos logísticos, ya sea de entrega o recepción de la mercancía. Lo anterior con respecto a los errores presentados en la desinformación de la transportadora (Deprisa) sobre las nuevas direcciones. Asimismo, sería conveniente que Colombia Móvil definiera un procedimiento mucho más rápido, cuando el ejecutivo reciba el caso, para que éste no tarde más de un día en resolver el caso y no se vea tan retrasada la venta.

Finalmente, con respecto al tema de control en las rutas de los vendedores, sería formidable implementar un sistema de posicionamiento global (GPS) que permita conocer en tiempo real en qué lugar se encuentra el vendedor y verificar el cumplimiento cabal de la ruta pactada con el supervisor. Asimismo, este mecanismo permitiría disminuir retrasos en las ventas o baja productividad por parte de dichos asesores. La gerencia de AMCOM y Móvilpac actualmente está evaluando implementar dicho mecanismo.

CONCLUSIONES:

Para Forcasting Demand, Colombia Móvil aplica una política orientada a metas, las cuales distribuye a través de AMCOM y Móvilpac (y otros dealers a nivel nacional), que a su vez, dirige y ramifica los objetivos de ventas a través de los Asesores de Venta, que son los que se encargan de realizar las operaciones directas con los minoristas y las tiendas al detalle. Colombia Móvil posee un sistema de evaluación a través de supervisores que vigilan periódicamente las actividades de venta del grupo de ventas tanto de AMCOM como de Móvilpac.

No obstante, se concluye que para mejorar la eficiencia en el flujo de la información de comportamiento de la demanda a través de la cadena de abastecimiento, es necesaria una integración entre el equipo de ventas y los agentes supervisores con mecanismos de comunicación efectiva, para así obtener mejores resultados, adicionando también el componente del sistema de posicionamiento global para asesores de venta, que permitirá mejorar la productividad, evitar tiempos muertos y poder cumplir con las metas periódicas, y no incurrir en penalizaciones por incumplimiento.
  

ERRORES LOGÍSTICOS

• A principios del año 2015 el proveedor, Colombia Móvil, envió a AMCOM S.A. 300 teléfonos celulares con su respectivo manifiesto de Aduana. Cuando las autoridades aduaneras contrastaron los correspondientes IMEI de los equipes con los manifiestos de importación (que amparaban la mercancía), se determinó que dichos IMEI no correspondían a los que estaban anotados en el manifiesto de aduana. Así pues, la DIAN procedió a confiscar la mercancía hasta que fueron enviados nuevamente los manifiestos correctos. Sin embargo, dicho error significó la pérdida de 5 a 10 días de ventas (apróx. 66 millones de ingresos en venta, y 6 millones de utilidad retrasados), mientras que se surtían los procesos administrativos pendientes a la liberación de la mercancía confiscada por parte de la DIAN.

• Suelen existir retrasos en el recibo de la mercancía enviada por Colombia Móvil, pues no siempre se le informa a la transportadora sobre las actualizaciones en las direcciones. Por ejemplo, a inicios de este año Movilpac se mudó de un local a otro y enviaron la nueva dirección a Colombia Móvil para que fuera actualizada, sin embargo, dicha dirección fue registrada en el sistema de Colombia Móvil pero el cambio no fue notificado a la transportadora. Dicha desinformación provocó que Deprisa no entregara el pedido y éste se devolviera a Bogotá. Así pues, Movilpac tuvo que enviar un correo a Colombia Móvil rectificando la dirección (para que fuera corregida en Deprisa) y solicitando nuevamente el envío de la mercancía. Este error retrasó el recibo de la mercancía en 5 días.

• Existen errores en la facturación pues ocasionalmente no actualizan a tiempo los nuevos precios de venta en el sistema (sobre todo los precios de los celulares, que son muy cambiantes). Han habido casos (no muchos) en los que se facturan equipos celulares a precios desactualizados. Estas facturas posteriormente deben ser rectificadas y se debe esperar a que el sistema haga el cambio respectivo de precios, retrasando el ciclo de ventas.